คู่มือสำหรับโรงแรมอิสระ
วิธีเลือกระบบจองสำหรับโรงแรมขนาด 1-30 ห้อง
เริ่มจากวิธีทำงานจริงของโรงแรม ไม่ใช่รายชื่อฟีเจอร์: ใครอัปเดตราคาและห้องว่าง แขกมาจากช่องทางใด ต้องรับเงินออนไลน์หรือไม่ และข้อมูลต้องไปต่อที่ระบบไหน
เหมาะกับเจ้าของหรือทีมโรงแรม รีสอร์ต เกสต์เฮาส์ และวิลล่าอิสระที่กำลังเลือกระบบใหม่หรือทบทวนระบบเดิมสำหรับที่พักไม่เกิน 30 ห้อง
ตรวจสอบข้อมูลล่าสุด:
หลักฐานที่ควรเตรียมก่อนเลือกระบบ
| คำถามตัดสินใจ | หลักฐานที่ต้องดู | ผลต่อความเหมาะสม | |
|---|---|---|---|
| จำนวนห้องหรือยูนิตที่เปิดขาย | นับเฉพาะห้องหรือยูนิตที่เปิดรับจองจริง | รายการประเภทห้องและจำนวนห้องในแต่ละประเภท | ต้องอยู่ในเพดานแพ็กเกจและรองรับรูปแบบสต็อกที่โรงแรมใช้ |
| ผู้ดูแลราคาและห้องว่าง | ระบุคนรับผิดชอบและความถี่ที่ต้องปรับข้อมูล | ตัวอย่างตารางราคา ช่วงปิดขาย และ minimum stay | หน้าจอต้องใช้งานได้กับทีมและลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ |
| ช่องทางที่แขกใช้ค้นหาและจอง | เว็บไซต์ Facebook LINE Google Business Profile และ OTA ที่ใช้อยู่ | เส้นทางจริงตั้งแต่แขกเห็นข้อมูลจนส่งรายการจอง | ระบบต้องมีลิงก์จองที่แชร์ได้และไม่ทำให้ข้อมูลห้องว่างขัดกัน |
| การชำระเงินและระบบภายนอก | วิธีรับมัดจำ payment gateway และระบบที่ต้องแลกเปลี่ยนข้อมูล | เงื่อนไขการชำระเงิน บัญชีผู้ให้บริการ และรายการ integration ที่จำเป็น | ตรวจแพ็กเกจ ค่าใช้จ่าย และขอบเขต integration ก่อนย้ายข้อมูล |
ตอบ 6 คำถามก่อนดูรายชื่อฟีเจอร์
การเลือกระบบเริ่มจากจำนวนห้องที่เปิดขายจริง ผู้รับผิดชอบราคาและห้องว่าง ช่องทางที่แขกใช้ค้นหา ความจำเป็นในการรับเงินออนไลน์ ระบบภายนอกที่ต้องแลกข้อมูล และเวลาที่ทีมมีสำหรับตั้งค่าและดูแลหลังเปิดใช้
เขียนคำตอบเป็นกระบวนการตั้งแต่แขกเลือกวันจนโรงแรมยืนยันรายการจอง จากนั้นนำกระบวนการนั้นไปทดลองกับระบบจริง วิธีนี้ช่วยแยกฟีเจอร์ที่จำเป็นออกจากฟีเจอร์ที่ดูน่าสนใจแต่ทีมไม่ได้ใช้
- นับห้องหรือยูนิตที่เปิดขายและรูปแบบประเภทห้อง
- ระบุคนดูแลราคา ห้องว่าง ข้อจำกัด และรายการจอง
- บันทึกช่องทางที่แขกเข้ามาและจุดที่ต้องส่งต่อให้คนตอบ
- ระบุ payment gateway, PMS, channel manager หรือระบบบัญชีที่จำเป็นต้องเชื่อม
- กำหนดคนทดสอบการจองก่อนเปิดใช้
- กำหนดรอบตรวจข้อมูล ราคา ลิงก์ และสิทธิ์ผู้ใช้งานหลังเปิดใช้
ประเมิน Romnest จากแพ็กเกจและวิธีทำงาน
Romnest มีหน้าเว็บไซต์และขั้นตอนจองตรงที่เชื่อมกับข้อมูลห้อง ราคา ห้องว่าง และรายการจองของโรงแรม แพ็กเกจ Free รองรับสูงสุด 5 ห้องหรือยูนิต, Starter สูงสุด 12 และ Pro สูงสุด 30
จำนวนห้องเป็นเพียงด่านแรก โรงแรมยังต้องตรวจว่ากฎราคา การชำระเงิน สิทธิ์ผู้ใช้งาน งานปฏิบัติการ และระบบภายนอกที่ต้องใช้ตรงกับแพ็กเกจหรือไม่ หากต้องการขอบเขต PMS หรือ channel manager แบบเต็ม ควรยืนยันการเชื่อมต่อที่จำเป็นก่อนย้ายระบบ
- Free: ทดลองช่องทางจองตรงได้สูงสุด 5 ห้องหรือยูนิต
- Starter: รองรับสูงสุด 12 ห้องหรือยูนิตและความสามารถเพิ่มตามแพ็กเกจ
- Pro: รองรับสูงสุด 30 ห้องหรือยูนิตและความสามารถเพิ่มตามแพ็กเกจ
- เลือกจากกระบวนการและฟีเจอร์ที่ต้องใช้ ไม่ใช่จำนวนห้องอย่างเดียว
ทดสอบก่อนเปิดใช้และกำหนดเจ้าของงาน
เพิ่มข้อมูลตัวอย่างที่ใกล้เคียงการขายจริง แล้วทดสอบบนโทรศัพท์ตั้งแต่เลือกวัน จำนวนแขก ห้อง ราคา เงื่อนไข ไปจนถึงการส่งรายการจองและการแจ้งเตือน ฝั่งทีมโรงแรมต้องเห็นข้อมูลเดียวกันและรู้ว่าจะทำงานขั้นต่อไปที่หน้าใด
ก่อนแชร์ลิงก์ให้แขก ให้กำหนดเจ้าของงานสำหรับราคา ห้องว่าง รูปภาพ นโยบาย การชำระเงิน และการตอบคำถาม พร้อมรอบตรวจอย่างสม่ำเสมอ ระบบที่เหมาะคือระบบที่ทีมรักษาข้อมูลให้ถูกต้องได้หลังวันเปิดใช้
- ทดสอบวันเข้าพักที่มีและไม่มีห้องว่าง
- ทดสอบ minimum stay, coupon และเงื่อนไขที่โรงแรมใช้จริง
- ตรวจยอดเงิน นโยบายยกเลิก และวิธีรับชำระเงิน
- ตรวจข้อความแจ้งเตือนและขั้นตอนที่ทีมต้องดำเนินการต่อ
ข้อจำกัดที่ควรรู้
- เพดานห้องหรือยูนิตคือ Free 5, Starter 12 และ Pro 30 แต่ความเหมาะสมยังขึ้นกับฟีเจอร์และกระบวนการที่ต้องใช้
- การชำระเงินออนไลน์ต้องใช้แพ็กเกจและบัญชี payment gateway ที่รองรับและตั้งค่าโดยโรงแรม
- โรงแรมที่ต้องเชื่อม PMS, channel manager, ระบบบัญชี หรือระบบเฉพาะควรยืนยันขอบเขต integration ก่อนย้ายข้อมูล
- ไม่มีระบบใดรับประกันยอดจอง โรงแรมยังต้องดูแลราคา ห้องว่าง เนื้อหา นโยบาย และช่องทางที่พาแขกมาถึงหน้าจอง
คำถามที่พบบ่อย
ควรเริ่มเลือกระบบจากจำนวนห้องหรือฟีเจอร์
ใช้จำนวนห้องตรวจเพดานแพ็กเกจก่อน แล้วตรวจฟีเจอร์ กระบวนการ ทีม และระบบที่ต้องเชื่อมต่อ จำนวนห้องอย่างเดียวไม่บอกว่าระบบเหมาะกับโรงแรมหรือไม่
ควรย้ายข้อมูลทั้งหมดก่อนทดสอบหรือไม่
ไม่ควร เริ่มจากประเภทห้อง ราคา และนโยบายตัวอย่างที่ใกล้เคียงของจริง ทดสอบเส้นทางจองและงานหลังบ้านให้ผ่านก่อนวางแผนย้ายข้อมูลส่วนที่เหลือ
โรงแรมที่ใช้ OTA อยู่แล้วยังต้องมีระบบจองตรงไหม
ขึ้นกับกลยุทธ์ของโรงแรม ระบบจองตรงเพิ่มช่องทางที่โรงแรมเป็นเจ้าของ แต่ไม่ได้แทน OTA อัตโนมัติ โรงแรมต้องจัดการราคา ห้องว่าง และบทบาทของแต่ละช่องทางให้ชัดเจน
ใครควรเป็นคนทดสอบระบบ
ให้ทั้งคนที่ดูแลการตั้งค่าและคนที่รับรายการจองทดสอบ พร้อมทดลองเป็นแขกบนโทรศัพท์ เพื่อให้เห็นปัญหาทั้งฝั่งผู้จองและฝั่งปฏิบัติการ
ทดลองกระบวนการจองจริงก่อนตัดสินใจ
เริ่มจากแพ็กเกจ Free เพิ่มห้องตัวอย่าง และให้ทีมทดสอบตั้งแต่ค้นหาห้องถึงรับรายการจอง